Настройте систему на автоматический обзвон списка номеров с воспроизведением аудиосообщения.
Выберите способ получения информации: видеоинструкция или текст с изображениями ниже.
Далее представлено описание раздела «Автоинформатор» в onlinePBX.
Создание и настройка
В панели управления onlinePBX перейдите в АТС > Автоинформатор. Для начала настройки нажмите на «+ Добавить автоинформатор».
Звонки, совершаемые через автоинформатор, являются исходящими звонками. Они тарифицируются и оплачиваются, как и обычные звонки, вашим оператором связи.
Раздел «Настройка»
В правой части экрана появится новое окно, настройте параметры для нового автоинформатора:
Автоинформатор:
- Название. По умолчанию — Автоинформатор1.
- Звонить через — выбор внешнего номера для обзвона. По умолчанию выбирается первый внешний номер из списка.
- Время дозвона — сколько ждать ответ от клиента. Если на звонок не ответили, то он завершается. Минимальное значение — 20 секунд, максимальное — 60 секунд. По умолчанию ставится 30 секунд.
Когда звонить:
- Время для звонка — в какие дни и время делать обзвон. По умолчанию время не проставлено.
- Часовой пояс. По умолчанию выбирается часовой пояс, указанный в разделе «Профиль».
Номера для обзвона — загрузка файла со списком номеров. Если файл не загружен, то отображается подсказка о формате и кнопка загрузки.
Особенности:
- Номера должны быть в первом столбце.
- Файл должен быть в формате xls, xlsx, размером не более 1 мб.
- В файле может быть не больше 10 000 номеров.
- Формат номера может быть любой, работают настроенные правила исходящих звонков. Скобки, пробелы, дефисы из номера удаляются автоматически.
- Если в файле будет присутствовать номер, содержащий буквы или символы, автоинформатор не будет совершать дозвон и закончит работу (данная особенность в дальнейшем будет исправлена).
Аудиосообщение — загрузка файла аудиосообщения. Если файл не загружен, то отображается подсказка о формате и кнопка загрузки. Особенности:
- Аудиосообщение воспроизводится после поднятия трубки, чтобы клиент мог прослушать записанную информацию.
- Файл должен быть в формате wav, mp3, размером не более 8 мб.
Нажмите «Добавить».
После сохранения Автоинформатора появится раздел «Результат»:
Результат — отображается после того, как автоинформатор запущен. Если автоинформатор ещё не запущен или не завершён, то вместо дат отображается прочерки. Установите старт обзвона и завершение. Отчёт можно скачать, состоит из трёх столбцов: номер клиента, время разговора и результат:
- Абонент ответил (считается успешными звонки, в которых абонент снял трубку).
- Ошибка внешнего номера (удаление внешнего номера, потеря связи с оператором и другое).
- Неправильно указан номер (неверный формат номера).
- Не дозвонились (занята линия, не взяли трубку, вызов отклонен).
- Не позвонили.
Раздел «Перевод звонка»
Служит для оперативной связи клиента с вашими сотрудниками в случаях, если клиенту понадобилось что-то уточнить после прослушивания автоинформатора.
Как работает. При прослушивании автоинформатора клиент может ввести в тоновом наборе цифру, после чего будет соединён с вашим свободным сотрудником или прослушает заранее записанную более подробную информацию (голосовое приветствие).
Как настроить. Во вкладке «Перевод звонка» настройте тоновый набор для автоинформатора (действия при нажатии клиентом кнопок на IP-телефоне). На примере ниже, при нажатии на цифру 1, клиент попадёт в группу 10 (отдел продаж).
Не забудьте сохранить изменения.
Работа автоинформатора
Для запуска автоинформатора нажмите на кнопку «Play».
При попытке запустить автоинформатор, появляется окно с подтверждением. Нажмите «Начать».
При попытке запустить ещё один автоинформатор, появляется новое окно с уведомлением о том, что запущен другой автоинформатор.
Для остановки работы автоинформатора нажмите «Завершить обзвон» в правой части экрана.
В новом окне нажмите «Завершить».
Статусы работы
Автоинформатор может быть в разных статусах работы.
Не добавлен. Кнопка запуска неактивна. Правило ещё не создано. Все поля обязательны к заполнению.
Добавлен. Но не запущен. Кнопка запуска активна.
В процессе обзвона. Активна кнопка остановки. Показывается статистика обзвона: сколько ответили, не ответили и сколько осталось звонков.
Завершён. Обзвон закончен. Пишется соответствующий статус на модуле.
На паузе. Кнопка запуска активна. Показывается статистика обзвона: сколько ответили, не ответили и сколько осталось звонков.
Может быть запущен только один автоинформатор в один момент времени.
Проверка номеров осуществляется сразу после загрузки списка в модуль. Если некорректный номер внутри файла — модуль не начнёт работу и выдаст ошибку.
Если работа автоинформатора закончена, то заново запустить его нельзя.
- Если загружен некорректный аудиофайл, появляется ошибка с текстом: «Система поддерживает только форматы wav и mp3. Загрузите файл с одним из этих форматов».
- Если загружен некорректный файл с номерами телефонов, появляется ошибка с текстом: «Система поддерживает только форматы xls и xlsx. Загрузите файл с одним из этих форматов».
Если автоинформатор запущен в нерабочее время, то обзвон не проводится. Правило не отключается.
Вызовы, совершённые автоинформатором, будут отображаться в разделе «Звонки» только в том случае, если состоялся разговор с сотрудником.
Звонки из автоинформатора не попадают в CRM-системы.
При запущенном автоинформаторе нельзя переносить аккаунт на другой сервер. Автоинформатор необходимо поставить на паузу или завершить обзвон.
Список всех автоинформаторов сортируется по дате начала обзвона, самые новые находятся в начале списка.
- При удалении автоинформатора, если он был запущен, его работа останавливается.
Если нет внешних номеров, отображается статус «Добавить внешний номер».
Вы не нашли ответ на свой вопрос?
Обратитесь в нашу техническую поддержку: